FAQ’S

«¿CUÁLES SON LAS FUNCIONES ESENCIALES DE UN PROFESIONAL DE COMRPAS?»

  • Función 1. Seleccionar proveedores, buscar alternativas.
    • No siempre es fácil encontrar a los proveedores que se necesita cuando se los necesita. Sobre todo si se trata de insumos clave, anticipar requerimientos y crear una lista de preseleccionados permite que siempre tengas una buena opción a la mano. Aun si trabajás con proveedores únicos por tipo de compra, asegurate de tener alternativas evaluadas y probadas que te puedan sacar de un apuro.
  • Función 2. Definir procedimientos y proceso de aprovisionamiento.
    • ¿Quién puede comprar qué? ¿Cada cuánto se realizan las compras de los insumos regulares? ¿Qué documentación respalda las operaciones? ¿Cómo se manejan los incumplimientos? Asegurar el funcionamiento eficiente de una empresa requiere de procedimientos claros y previsibles; ponelos por escrito y compartilos con tu equipo.
  • Función 3. Pedir presupuestos y realizar compras específicas.
    • Es habitual realizar comprar menores a través de la caja chica, pero para adquisiciones de cierta importancia es recomendable pedir varios presupuestos alternativos para comparar las opciones. Aun cuando se trate de proveedores preseleccionados, es normal encontrar diferencias de precio, stock o calidad en el momento específico en que se va a realizar la compra.
  • Función 4. Garantizar el valor de la inversión.
    • Por un lado, los compradores deben asegurar el flujo constante de materiales con la calidad adecuada, para que la producción no se detenga. Por el otro, es son responsables de gran parte de los costos del negocio, por lo que pueden aportar ahorros y eficiencia, negociando precios y condiciones, gestionando inventarios, estandarizando compras, evitando desperdicios y revisando la logística de entregas y almacenamiento, entre otras buenas prácticas.
  • Función 5. Gestionar relación con proveedores.
    • Una compra no termina con la realización del pedido. Es fundamental realizar el seguimiento de órdenes y entregas, problemas de calidad, devoluciones, faltantes, pagos y otras situaciones que pueden afectar la concreción de una operación. La relación con proveedores tampoco necesariamente se limita a la compra en sí; puede resultar útil para tu negocio trabajar en conjunto para, por ejemplo, desarrollar insumos a medida, mejores procesos de entrega o sistemas de stock más eficientes.

 

«¿CUÁLES SON LOS PRINCIPALES OBJETIVOS DE LOS DEPARTAMENTOS DE COMPRAS?»

La gestión de compras es un departamento responsable de la buena organización para realizar con éxito las actividades de compras. La gestión del departamento de compras asegura que todos los bienes, servicios e inventario necesarios para la operación del negocio se ordenen y se encuentren a tiempo en los almacenes de cualquier empresa; simismo, también es responsable de controlar el costo de los bienes adquiridos, los niveles de inventario y debe ser capaz de desarrollar buenas relaciones con los proveedores.

Aunque el objetivo básico de la función del departamento de compras es asegurar que el suministro de las materias primas, los productos que se subcontraten, los repuestos, etcétera, tenga una continuidad,reducir el costo final de los productos es también un objetivo a conseguir, además de otros factores que pueden hacer que aumente el éxito del departamento de compras en cualquier empresa. Estos factores son los siguientes:

  • Reducir costos
  • Buscar alternativas a las fuentes de suministros que ya tenemos
  • Optimizar las relaciones con los proveedores
  • Integra el departamento de compras al resto de departamentos

 

«¿CUÁLES SON LAS FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE UNA ORGANIZACIÓN?»

  • Aprovisionamiento de materiales
    • Uno de los roles del departamento de compras es aprovisionar todos los materiales necesarios para la producción o las operaciones diarias de la empresa u organización gubernamental. Para una empresa de manufacturas, esto puede involucrar materiales crudos como hierro, acero, aluminio o plásticos, pero también puede incluir herramientas como maquinaria, camiones de entrega o hasta los suministros de oficina necesarios para las secretarias y equipos de venta. En el ambiente de las ventas al por menor, el departamento de compras se asegura de que siempre haya suficientes productos en las estanterías o en los depósitos para mantener a los clientes satisfechos y al negocio bien abastecido. Para los negocios pequeños, es especialmente importante mantener el orden del inventario en un nivel razonable. Invertir grandes cantidades de capital en exceso de stock puede provocar problemas de almacenamiento y en una escasez de capital para otros gastos como por ejemplo publicidad e investigación y desarrollo. Compras también supervisa a todos los proveedores que abastecen a una compañía con los artículos que necesita para funcionar de manera correcta.
  • Evaluación de precios
    • Los departamentos de compras también se encargan de evaluar continuamente si se encuentran recibiendo estos materiales a el mejor precio posible para maximizar las ganancias. Esto puede ser desafiante para una empresa pequeña que puede comprar en menores cantidades que una grande y que por lo tanto, puede no recibir el mismo tipo de descuentos por compras en cantidad. Los departamentos de ventas en pequeñas empresas, necesitan comparar precios para encontrar a los mejores proveedores y los precios más razonables para los pedidos en las cantidades particulares de la compañía. El personal de los departamentos de compras puede comunicarse con proveedores alternativos, negociar mejores precios por compras en cantidad o investigar la posibilidad de adquirir materiales más económicos de fuentes alternativas como parte de sus actividades diarias.
  • Trabajo administrativo y contabilidad
    • Los departamentos de compras manejan todo el trabajo administrativo relativo a la compra y la entrega de suministros y materiales. Compras se asegura de realizar la entrega de los materiales de los proveedores a tiempo, genera y sigue órdenes de compra y trabajos conjuntamente con el departamento de recepción y el de contabilidad para asegurarse de que las entregas prometidas se reciban en su totalidad y sean abonadas a tiempo. En pequeñas empresas, esto significa trabajar estrechamente con el departamento de contabilidad para asegurarse de que haya capital suficiente para comprar los artículos adquiridos y que haya un flujo continuo de efectivo y que todos los pagos se realicen a tiempo.
  • Cumplimento de políticas
    • El departamento de compras también debe asegurarse de que se cumplan todas las políticas de la empresa. Por ejemplo, en una pequeña empresa, el personal puede comunicarse con el departamento de compras por sus necesidades de adquirir cosas tales como suministros de oficina o computadoras. Antes de realizar una compra, el departamento de compras debe asegurarse de que se cumplan los protocolos adecuados para las compras y la aprobación del presupuesto y debe asegurarse de que todos las compras sean realizadas de acuerdo a las políticas generales de compras de la organización.